בעת עבודה עם מסד עמוס נתונים, לעיתים, נרצה להציג נתונים מסוימים העומדים על קריטריון אחד או יותר וכל יתר הנתונים שאינם עומדים בקריטריונים – יהיו מוסתרים.
לדוגמא, בטבלת משכורות של כלל העובדים הארצי, נרצה להציג אך ורק את
העובדים מאזור המרכז שהרוויחו מעל 8,500 ₪ במשכורת ינואר וכי כל יתר העובדים שאינם עומדים ב- 2 הקריטריונים כל השורה שלהם תוסתר.
(קריטריון ראשון: אזור – מרכז, קריטריון שני: משכורת ינואר – מעל 8,500₪.)
לצורך כך, נשתמש באחד הכלים השימושיים ביותר -סנן.
הפעלת הסנן:
יש 3 דרכים להפעלת הסנן על מסד הנתונים:
אפשרות 1 :
נעמוד על תא בודד בגבולות מסד הנתונים, בלשונית ‘בית’ – ‘מיין וסנן’ – ‘סנן’
אפשרות 2 :
נעמוד על תא בודד בגבולות מסד הנתונים, בלשונית ‘נתונים’ –’סנן’
אפשרות 3 :
נעמוד על תא בודד בגבולות מסד הנתונים, נפעיל את הסנן באמצעות קיצורי
המקשים:
Ctrl + Shift + L
שימו לב!
בכל אחת מהאפשרויות יש לעמוד על תא בודד בלבד בגבולות מסד הנתונים ולא לבחור בשורה או במספר תאים.
לאחר הפעלת הסנן על מסד הנתונים יופיע חץ (משולש הפוך) בראש כל עמודה:
כלי ה’סנן’ מחלק את ערכי העמודות ל- 3 קטגוריות:
1. מספרים:
בעת לחיצה על ‘חץ הסנן’ בעמודה עם ערכי מספרים תופיע האפשרות ‘מסנני מספרים’
ניתן לסנן ערכים הגדולים/קטנים/שווים למספר מסוים.
ערכים מעל או מתחת לממוצע וכן בחירת ערכים עליונים או תחתונים ביחס לעמודה.
סינון ערכים עליוניים/תחתונים:
בעמודה המכילה מספרים, ניתן לסנן את הערכים העליונים ביותר או התחתונים ביותר ביחס לעמודה.
ב’חץ הסנן’ של העמודה הרצויה נבחר ב’מסנני מספרים’ – ‘עשרה עליונים’
בחלונית שתוצג, נוכל לבחור באפשרות להציג את הערכים העליונים או התחתונים, כמו כן, ניתן לשנות את מספר הפריטים שנרצה לסנן.
בנוסף, ניתן לסנן לפי אחוזים עליונים או תחתונים.
סינון טווח מספרים :
לצורך סינון מספרים הנמצאים בטווח מסוים לדוגמא, סינון המספרים בטווח בין
10,000 (כולל) ל- 13,000 (כולל) :
ב’מסנני מספרים’ נבחר באפשרות ‘בין’:
תוצגנה חלונית ‘סינון אוטומטי מותאם אישית’.
נזין את טווחי הקיצון בהתאם ולסיום נלחץ על ‘אישור’.
לאחר הפעלת הסינון על המסד, יוצגו רק השורות המקיימות את הקריטריונים.
כמו כן, ניתן לראות 3 שינויים שבוצעו:
1. התווסף משפך לעמודה המסוננת:
2. מספרי השורות נצבעו בגופן כחול, כאשר יוצגו אך ורק השורות המקיימות
את קריטריוני הסינון.
3. ניתן לראות את הסינון שהוגדר על העמודה המסוננת בעת העברת סמן
העכבר למשפך.
סינון טווחי קיצון של מספרים:
לצורך סינון מספרים הנמצאים בטווחי קיצון (הקצוות) לדוגמא, סינון המספרים הקטנים מ- 11,000 (כולל) או הגדולים מ- 16,000 (כולל) :
ב’מסנני מספרים’ נבחר באפשרות ‘מסנן מותאם אישית’
תוצגנה חלונית ‘סינון אוטומטי מותאם אישית’.
באפשרות הראשונה נבחר ‘קטן או שווה ל’ ונזין את טווח הקיצון התחתון (ניתן לבחור ‘קטן מ’).
באפשרות השניה נבחר ‘גדול או שווה ל’ ונזין את טווח הקיצון העליון (ניתן לבחור ‘גדול מ’).
לצורך סינון הקצוות יש לבחור את האפשרות ‘או’
‘.
במידה ונזין את טווחי הקיצון ונבחר באפשרות ‘וגם’ – הסינון יציג 0 תוצאות. שכן, לא קיים מספר הקטן מטווח הקיצון התחתון וגם גדול מטווח הקיצון העליון.
לדוגמא, בסינון הצגת המספרים הקטנים מ- 11,000 ו-גדולים מ- 16,000 , לא קיים
מספר הקטן מ- 11,000 וגם גדול מ- 16,000.
שימו לב!
בבחירת טווח מספרים יש לבחור באפשרות ‘וגם’, בבחירת טווחי קיצון יש לבחור
באפשרות ‘או’.
2. טקסט:
בעת לחיצה על ‘חץ הסנן’ בעמודה עם ערכי טקסט תופיע האפשרות ‘מסנני טקסט’:
באמצעות סנני הטקסט ניתן לסנן ערכים:
• השווים או שונים למילה או אות מסוימת.
• המתחילים או מסתיימים למילה או אות.
• המכילים או אינם מכילים מילה או אות.
באמצעות שדה ‘חיפוש’ נוכל להזין חלק מערך מסוים ולפיו הסנן יציג את התאים המכילים את אותו הערך.
לדוגמא:
בעמודת ‘סוג הרכב’ נסנן את רכבי רנו בלבד:
לאחר לחיצה על ‘אישור’ יוצגו רק הערכים המכילים את אותו הערך ללא חשיבות מיקום הערך (בהתחלה, באמצע או בסוף).
בנוסף, בעת לחיצה על סימון המשפך של העמודה המסוננת ניתן לראות כי הערכים המסומנים ב- V הם המכילים את הערך.
שימו לב!
אין צורך להוריד את ה- V באופן ידני!
רק במידה ומספר המשתנים בעמודה מצומצם, ניתן לסמן באופן ידני באמצעות ה- V את הערכים שנרצה לסנן, או לחלופין להוריד את ה- V מאפשרות ‘(בחר הכל)’ ולסמן באופן ידני את הערכים הרצויים.
כאשר יש מספר רב של משתנים בעמודה נפעיל את האפשרות ‘מסנן מותאם אישית’ ונסנן לפי הקריטריונים הרצויים.
3. תאריכים:
בעת לחיצה על ‘חץ הסנן’ בעמודה עם ערכי תאריכים תופיע האפשרות ‘מסנני תאריכים’ זכרו שתאריך צריך להיות בתבנית (YYYY / MM / DD) .
באפשרויות הקיימות ב’מסנני תאריכים’ ניתן לסנן תאריכים לפי ימים, שבועות, חודשים, רבעונים ושנים בהתאם לתאריך העכשווי של היום.
לצורך סינון תאריכים בטווח זמן מסוים נעשה זאת כפי שסיננו טווח של מספרים.
לדוגמא, סינון התאריכים ברבעון הראשון לשנת 2018 .
ב’מסנני תאריכים’ נבחר באפשרות ‘בין’:
תוצגנה חלונית ‘סינון אוטומטי מותאם אישית’.
נזין את טווחי הקיצון בהתאם ולסיום נלחץ על ‘אישור’.
ניתן באמצעות כפתור לוח שנה לנווט לתאריך הרצוי:
לחלופין, ניתן להזין תאריך באופן ידני בתבנית YYYY / MM / DD .
הגדרת קצוות קיצון בתאריכים תעשה כאותה הדרך כהגדרת קצוות קיצון
במספרים באמצעות סימון אפשרות ‘או’.
ניקוי מסנן בעמודה ספציפית:
לביטול הסינון שהוגדר מעמודה ספציפית יש ללחוץ על המשפך של העמודה הרצויה ובחירת האפשרות ‘נקה מסנן מ- “כותרת העמודה”.
ניקוי מסנן מכל העמודות שבמסד נתונים:
לביטול הסינון מכל העמודות שבמסד הנתונים נבחר בלשונית ‘נתונים’ נבחר באפשרות ‘נקה’.
בקיצורי מקשים: Ctrl + Shift +L + L .
ריענון הסינון על שינויים שבוצעו במסד הנתונים:
בעת ביצוע שינויים בעמודות מסוננות לערכים שאינם עומדים בקריטריונים, השורה לא תוסתר אלא אם כן יבוצע ריענון על הסנן.
בכדי לרענן את הסנן לאחר שינויים, בלשונית ‘בית’ – ‘מיין וסנן’ נבחר באפשרות ‘החל מחדש’.
דרך נוספת, בלשונית ‘נתונים’ נבחר באפשרות ‘החל מחדש’.
בקיצורי מקשים: Ctrl + Alt +L .